W jednym z poprzednich wpisów pisaliśmy o możliwych konsekwencjach związanych z nieprawidłowym ewidencjonowaniem kosztów uzyskania przychodów.

Jak się chronić przed sankcjami VAT?

Poniżej przedstawiamy skuteczne rozwiązania zwiększające przejrzystość transakcji dla Urzędu Skarbowego. Niby oczywiste, ale zdarza się, że często o nich zapominamy. Szczególnie gdy brakuje nam czasu, bądź wydaje nam się, że są oczywiste. Pamiętajmy jednak o tym, że co jest oczywiste dla nas niekoniecznie musi być oczywiste dla księgowości bądź kontroli skarbowej. Dlatego też warto stosować się do tych kilku wskazówek:

  1. W koszty wrzucamy rzeczywiste koszty uzyskania przychodu, czyli wydatki co do których podatnik wykaże bezpośredni związek z prowadzoną działalnością a ich poniesienie przekłada się na wielkość przychodów.
    Przykłady: aparat fotograficzny nie jest kosztem uzyskania przychodu w gabinecie kosmetycznym a w firmie zajmującej się profesjonalną fotografią już tak. Rzutnik multimedialny to jedno z podstawowych narzędzi pracy dla świadczących usługi szkoleniowe. Ciężko będzie jednak znaleźć uzasadnienie dla tego wydatku w przypadku wulkanizatora. Telewizor będziemy mogli zaliczyć w koszty jeśli jego posiadanie jest uzasadnione (np. pełni rolę wyświetlacza w trakcie prezentacji multimedialnych dla klientów), a sprzęt będzie znajdował się w miejscu prowadzenia działalności. Jeśli nasze mieszkanie jest jednocześnie naszym biurem to wiszący w salonie 50 calowy telewizor może być trudny do obrony. Argumentacja, że ze względu na słaby wzrok używamy go jako monitora może nie spotkać się ze zrozumieniem urzędników kontrolujących nasze rachunki. Decyzję o zaliczeniu go do kosztów podejmuje jednak przedsiębiorca.
  2. Weryfikuj czy to co znalazło się na fakturze odpowiada faktycznemu zakupowi. Jeśli zakup (towar lub usługa), który ma być zaliczony w koszty jest na fakturze nieprecyzyjnie nazwany (np. XWD12412, LAGG, ładowarka, akcesoria AGD, usł. transportowa, Marka XYZ) to na fakturze powinna znaleźć się adnotacja czego dotyczył zakup (np. peryferia do komputera, toner do drukarki, meble do biura, materiały do produkcji, przejazd po mieście, telefon komórkowy, itp.). Osoba odpowiedzialna za poniesiony koszt powinna na fakturze dopisać np. „do celów firmowych” i podpisać ją bądź parafować.
    Jeśli usługa lub towar na fakturze nie zgadza się z tym co było przedmiotem obrotu gospodarczego poproś o korektę faktury.
    Jeśli faktura kosztowa wynika z podpisanej umowy z kontrahentem wskazane jest podanie numeru umowy i daty jej zawarcia.

Weryfikacja kontrahentów.

Odrębną kwestią jest zadbanie by faktury kosztowe pochodziły od kontrahentów, którzy istnieją i są zarejestrowanie do podatku VAT (o ile jesteśmy „VATowcami”). Aby zweryfikować kontrahentów na okoliczność zarejestrowania do podatku VAT przydatne będą poniższe linki:

Aby zweryfikować istnienie firmy pomocne będą KRS i/lub rejestr CEIDG, o którym już pisaliśmy.

Stosuj te zasady a znacznie ograniczysz możliwość poniesienia konsekwencji z tytułu nadużyć w podatku VAT. Przede wszystkim tych nieświadomych.