Jeśli efektywne spotkanie to twój wierny towarzysz to sobie daruj ten tekst. Nie jest dla Ciebie. Nie ma sensu, żebyś inwestował(-a) swój czas. Na pewno możesz go wykorzystać w bardziej produktywny sposób.

Ale skoro czytasz dalej, to odpowiedz sobie  „… na jedno zajebiście, ale to zajebiście ważne pytanie.

Czym jest efektywne spotkanie?

Dla mnie to optymalny sposób wykorzystania czasu uczestników.

To czasu, nie pieniędzy, częściej nam brakuje. To czas coraz częściej determinuje nasze priorytety. Jego ciągły brak powoduje, że naszym spotkaniom towarzyszą:

  • pospieszne spojrzenia rzucane w ekrany otwartych laptopów,
  • rozbiegane palce na wirtualnych klawiaturach smartfonów,
  • ukradkowe rzuty okiem na ścienny zegar,
  • chyłkiem pisane odpowiedzi na ważne maile,
  • wszystkie inne nie cierpiące oczekiwania zadania.

Czy możemy to zmienić? Nie możemy – powinniśmy. Jak? Warto zaprząc do pracy „kilku przyjaciół”, a efektywne spotkanie będzie na wyciągnięcie ręki.

Utrzymuję sześć wiernych sług. Wszystkiego co wiem nauczyli mnie.
Ich imiona to: Dlaczego, Co, Jak, Kto, Kiedy i Gdzie.

Ze spotkaniem jest podobnie jak z projektem. Skala nieporównywalnie mniejsza, ale podobieństwa są uderzające.

W obu przypadkach kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie. Tylko tyle i aż tyle.
Ułatwieniem jest postawienie właściwych pytań.

1. Dlaczego organizowane jest spotkanie?

Powód spotkania powinien być jasny dla Ciebie i pozostałych jego uczestników. Jeśli nie wynika z zaproszenia to zapytaj organizatora. Brak sensownej odpowiedzi oznacza, że to będzie raczej strata czasu. Udział na własne ryzyko. Zakładam, że jeśli Ty organizujesz spotkanie to masz ku temu powód.
Znając przyczynę, która stoi za organizacją spotkania czas poznać planowane rezultaty.

2. Co będzie wynikiem spotkania?

Uczestnicy spotkania powinni wiedzieć w jakim celu się spotykają. Na co poświęcą swój cenny czas. Cel jest naturalnym rozwinięciem powodu organizacji spotkania. Upewnij się, że został właściwie zdefiniowany. (Jeśli nie wiesz jak właściwie zdefiniować cel to zapytaj wujaszka Google’a o SMART.) Zastanów się po czym poznasz, że cel spotkania został osiągnięty. Jeśli to nie Ty jesteś organizatorem zapytaj o to jego lub ją. Organizator musi to wiedzieć!
Jeśli w otrzymanym dzisiaj zaproszeniu na spotkanie nie znalazłeś celu spotkania … to po co tam pójdziesz? Zawsze wymagaj go od organizatora.

3. Jak osiągnięty zostanie cel spotkania?

Dobry plan spotkania warunkuje efektywne osiągnięcie jego celów. Każdy z punktów agendy powinien odpowiadać konkretnemu rezultatowi.

Przykład:

1. Nasze wyniki za ostatni kwartał.
2. Gdzie jesteśmy z planem rocznym i dlaczego.
3. Propozycje działań naprawczych.
4. Decyzja, co robimy dalej
.

Określ czas potrzebny na realizację poszczególnych punktów i dopisz go do nich. Następnie dodaj 10% rezerwy i dopisz ją do planu spotkania. Spotkania lubią się przeciągać. Dodając rezerwę niczym nie ryzykujesz. Skończycie przed czasem, to uczestnicy Ci podziękują. Zaplanujesz za mało czasu, to nie dasz rady zrealizować celu spotkania. Chyba, że jesteś ważnym decydentem. Wtedy, o ile masz czas, spotkanie potrwa dłużej by udało się zrealizować cel.
Pozbądź się nawyku planowania spotkań na pół godziny, godzinę czy półtorej, bo takie masz okienka w kalendarzu. Spotkanie powinno trwać tyle czasu ile jest potrzebne by skutecznie zrealizować jego cel. Zaplanuj je z głową a będzie efektywne.

Jeśli w zaproszeniu na spotkanie nie znalazłeś agendy to nie wahaj się i poproś o nią organizatora.

W ramach planowania określ również zasady obowiązujące na spotkaniu:
Jak będziecie pracować?
Jak się do siebie zwracać?
Co jest dozwolone a co nie?
Jak będą zorganizowane ewentualne przerwy?
Jak będą prowadzone i dystrybuowane notatki? Kto będzie za nie odpowiedzialny?

4. Kto będzie zaangażowany w spotkanie?

Na spotkaniu powinny znaleźć się osoby, które są na nim faktycznie niezbędne. Posiadanie określonych informacji, wiedzy, umiejętności czy kompetencji – potrzebnych do osiągnięcia celu spotkania – powinno być jedynym kryterium wyboru uczestników. Masz już agendę spotkania więc możesz określić kto jest Ci potrzebny, do realizacji celów przypisanych do określonych jej punktów.

Jeśli nie potrzebujesz wszystkich przez cały czas to umów się, że przyjdą na konkretny punkt w planie spotkania. Nie dawaj szansy rozwalić Ci zaangażowania grupy osobom stukającym w klawiaturę komputera w trakcie omawiania punktów, które ich nie dotyczą (ustaliłeś(-aś) zasady obowiązujące na spotkaniu).
Przed spotkaniem określ kto będzie je prowadził a kto przygotuje notatkę i wpisz te informacje do zaproszenia. Z całym szacunkiem dla multi-taskowców – te dwie rzeczy są nie do zrealizowania przez jedną osobę bez wpływu na efektywny przebieg spotkania. Nawet nie próbuj.

Uczestnicy mają przyjść na spotkanie przygotowani. W konkretną wiedzę, materiały lub „przydatne zabawki”. Niech wiedzą, czego od nich oczekujesz. Powiadom ich o tym w zaproszeniu.

W przypadku, gdy jesteś uczestnikiem, a nie uzyskałeś informacji jak masz się przygotować zapytaj o to organizatora.

5. Kiedy i Gdzie spotkanie się odbędzie?

Teraz już z górki. Masz plan spotkania? Wiesz ile czasu potrzebujesz. Masz listę uczestników? Wiesz kogo musisz zaprosić. Czas znaleźć odpowiedni dla wszystkich termin i miejsce na spotkanie. Zaczynaj planowanie terminu nie od najważniejszych osób, ale od osób będących wąskim gardłem. To one mają najmniej czasu. Jeśli wąskim gardłem jest Prezes to masz problem z głowy. 😉

Rzeczywistość równoległa istnieje.

Wprowadź ten sposób przygotowania do spotkania. Bądź konsekwentny(-a). Zadbaj o odpowiednie zmiany w funkcjonowaniu Twojego zespołu / działu / departamentu / firmy. Przypilnuj ich egzekwowania. Zacznij od siebie a jest szansa, że pociągniesz za sobą innych. No i nie poddawaj się za pierwszym razem. Za drugim też nie. Trzeba się trochę postarać, żeby otrzymać coś wartościowego.

Organizacja efektywnego spotkania jest w zasięgu każdego. Nie wierz mi jednak na słowo, że to działa. Przekonaj się sam(-a). Zorganizuj efektywne spotkanie wykorzystując odpowiedzi na pytania.

Dobre przygotowanie nie daje gwarancji, że spotkanie będzie efektywne; trzeba je jeszcze poprowadzić zgodnie z planem. Zdecydowanie zwiększa jednak prawdopodobieństwo, że tak się stanie.

Jeśli chcesz otrzymać gotowy wzór zaproszenia na spotkanie do wykorzystania, przy planowaniu kolejnego z Twoich spotkań to zostaw nam swój e-mail.

A jeśli już sprawdzisz, że przedstawiony powyżej sposób na organizację spotkania działa to nie zapomnij polecić go swoim znajomym. Ty będziesz miał(-a) już z niego wymierne korzyści. Pomóż je uzyskać osobom, które lubisz.