Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Czytając ten artykuł nie myśl o tym, że od kilkunastu lat z sukcesem prowadzimy biuro rachunkowe.
Nie zastanawiaj się również nad tym dlaczego cieszymy się zaufaniem Klientów. Mamy na to empiryczny dowód i znajdziesz go na końcu.

Ten wpis jest o tym jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Jakie elementy wziąć pod uwagę, żeby dokonać właściwego wyboru i znaleźć partnera, który zatroszczy się o bezpieczeństwo finansowe i fiskalne Twojej firmy.

Starając się jak najlepiej wspierać naszych Klientów zdejmując im z głowy kwestie księgowo – kadrowe codziennie zadajemy sobie jedno, zasadnicze pytanie:

Jakie powinno być dobre biuro rachunkowe?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo odpowiadając trzeba wziąć pod uwagę kto pyta?

Na szczęście jest kilka uniwersalnych cech, o których warto pamiętać. Pozwalają uniknąć dylematu jak wybrać dobre biuro rachunkowe. Są uniwersalne bez względu na to, czy prowadzisz małą czy większą firmę. A skąd to wiemy? Wiemy, gdyż na początku wakacji zapytaliśmy o to naszych Klientów. Zadaliśmy im dwa pytania. I uzyskaliśmy odpowiedzi. Jedno z nich brzmiało:

Jakie określenia najtrafniej definiują dobre biuro rachunkowe?

1. Kompetentne. jak wybrać dobre biuro rachunkowe

Rachunkowość to nie jest wiedza tajemna. Podstawowe zasady są niezmienne od lat. Dlatego biur rachunkowych jest tyle co grzybów po deszczu.

Warto więc zweryfikować jakie kwalifikacje mają osoby, które będą się zajmować finansami Twojej firmy. Czy mają ukończone studia w zakresie rachunkowości i finansów? Czy aktualizują swoją wiedzę? Czy posiadają odpowiednie certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe?

Kompetentny nie oznacza tylko posiadania wiedzy. Oznacza również umiejętność zastosowania tej wiedzy w praktyce, czyli doświadczenia. Doświadczenia w prowadzeniu księgowości zdobytego w różnych branżach i sektorach rynkowych, ale również w branży, w której działa przedsiębiorca szukający obsługi księgowej. Warto o to zapytać na etapie wyboru dobrego biura rachunkowego.

2. Odpowiedzialne.

W pierwszej kolejności za to, jak wykonuje swoje usługi i jak zabezpiecza się na wypadek popełnienia błędów.
Zawód księgowej/księgowego został zderegulowany w sierpniu 2014 roku. Oznacza to, że od tego momentu praktycznie każdy, kto czuje się na siłach, może prowadzić księgi handlowe. Każdy. Nie potrzebna jest już żadna licencja Ministerstwa Finansów. Nie trzeba posiadać, żadnych certyfikatów. Tym bardziej istotne staje się zweryfikowanie kompetencji księgowych przez przedsiębiorcę szukającego obsługi księgowej.

Nie mniej ważne jest sprawdzenie czy biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC, które jest obowiązkowe i ma zabezpieczyć Klienta na wypadek popełnienia błędów przez księgową/księgowego. Tu też jest haczyk. Obowiązkowe jest tylko w zakresie prowadzenia ksiąg handlowych. Jeśli więc zamierzasz powierzyć księgowemu prowadzenie książki przychodów i rozchodów zapytaj go czy ma wykupione dodatkowe ubezpieczenie w tym zakresie.

Warto również sprawdzić, czy biuro posiada jeszcze inne, nieobowiązkowe ubezpieczenia, np. ochrony podatkowej.

3. Rzetelne. jak wybrać dobre biuro rachunkowe

Rzetelność to jakość usług. Należyte wypełnianie swoich obowiązków. Nic dodać, nic ująć. Niestety rzetelności nie da się bezpośrednio zweryfikować przed doświadczeniem współpracy. Jakiej bowiem można się spodziewać odpowiedzi na pytanie: czy będą Państwo sumiennie i wnikliwie wypełniać swoje obowiązki?

Rzetelność możesz sprawdzić samemu korzystając z usług albo zweryfikować u obecnych klientów. Poszukaj informacji o biurze rachunkowym w Internecie. Poproś o referencje. Zapytaj o możliwość porozmawiania z obecnymi klientami.

A takie odpowiedzi uzyskaliśmy od naszych Klientów?

Wartości procentowe przy poszczególnych cechach oznaczają odsetek wskazań jakie uzyskały wśród wszystkich odpowiedzi. Odpowiadając można było wskazać więcej niż jedną cechę.

Czy biuro rachunkowe nie powinno być dostępne?

Z naszego doświadczenia nie ma nic bardziej irytującego niż bezskuteczne próby dodzwonienia się do potrzebnego nam w danej chwili usługodawcy. No dobrze. Jest jeszcze jedna irytująca rzecz. Gdy nie oddzwania!!!
Na etapie wyboru dostawcy usług często nie zwracamy na to uwagi. Dlatego zanim podejmiesz decyzję zapytaj w jakich godzinach księgowa / księgowy będzie do Twojej dyspozycji. W jakich godzinach złapiesz go w biurze? W jaki sposób możesz się z nim kontaktować? W jakich godzinach możesz dzwonić? Jak szybko będzie odpowiadał na maile? Czy musisz przekazywać mu dokumenty osobiście, czy też możesz mu je wysłać, np. elektronicznie?
Następnie zweryfikuj te informacje.

A co z ceną usług?

I tu jest diabeł pogrzebany. Dobrze jest ze szczegółami wiedzieć, ile będą nas kosztowały usługi księgowe? Czy nie ma ukrytych kosztów? Od czego zależy cena? W jaki sposób będą rozliczane dodatkowe zadania, które zawsze mogą się pojawić? Np. ile zapłacę za korektę deklaracji do urzędu skarbowego, jeśli konieczne jest jej przygotowanie z mojej winy.

Rynek usług księgowych jest bardzo rozproszony. Biura rachunkowe w większości konkurują ceną. Dlaczego? Bo tak jest „najłatwiej”. Muszę zaoferować niską cenę, bo inaczej nie znajdę klientów. Złapię klienta a później będę się martwił. W konsekwencji klient dostaje niską jakoś(ć) usług. Płaci mało więc niech nie oczekuje nie wiadomo czego.

Każdy kij ma dwa końce. Nie bez winy są sami usługodawcy, którzy często mają tylko jedno kryterium – cena. Ci bardziej doświadczeni wiedzą jednak, że obsługa księgowa to nie tylko wstukanie faktur do systemu i podanie kwot do zapłaty. Dowiadują się o tym zazwyczaj podczas pierwszej kontroli z urzędu skarbowego. Rozpoczynając poszukiwania nowej księgowej zadają sobie pytanie jak wybrać dobre biuro rachunkowe?. Bo dobre biuro rachunkowe dba o bezpieczeństwo finansowe i fiskalne firmy. A bezpieczeństwo ma swoją cenę, choćby dlatego, że do jego utrzymania potrzebna jest aktualna wiedza.

Jak w takim razie zmierzyć się z ceną usług księgowych?

Samemu przygotuj kryteria wg. których ma być skalkulowana oferta przez biuro rachunkowe. Przedstaw je jako swoje wymagania. Wtedy łatwiej będzie Ci porównać oferty. Warto również zastanowić się nad odrzuceniem ofert, których cena znacznie odbiega od reszty (zaniżone bądź zawyżone wyceny).

No dobrze. Wiesz już na co zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego, ale gdzie tu dowód, że warto zaufać właśnie nam.
Dowodem jest odpowiedź na pierwsze pytanie zadane naszym Klientom. Pytanie postawione zgodnie z metodologią NPS. (Czym jest NPS (Net Promoter Score)? Najprościej mówiąc to badanie satysfakcji klientów.)

Na ile prawdopodobne jest, że polecisz nasze biuro rachunkowe swoim znajomym?

I jeszcze jedno! Niezwykle przydatna wiedza zupełnie za darmo! 😉

Najgorsze dla Ciebie nie jest to czego nie wiesz, ale to co wydaje Ci się, że wiesz, choć w istocie nie jest to prawdą.

Jeśli chcesz poznać potrzeby swoich Klientów to ich zapytaj!

A na koniec nie pozostaje nam nic innego jak jeszcze raz podziękować naszym Klientom za wzięcie udziału w badaniu, które przeprowadziliśmy na przełomie czerwca i lipca. 50% frekwencja w okresie wakacyjnym nastraja nas optymizmem przed kolejnymi.