Jak prowadzić efektywne spotkania.

Poświęć pierwsze 2-3 minuty na wprowadzenie. Powiedz co jest powodem spotkania. Jakie są jego cele. Przedstaw zaproszone osoby i poinformuj jakie są ich role.

„Włącz” protokolanta. Wybacz eufemizm. Rola osoby robiącej notatki jest nie do przecenienia. Jeśli masz pracowników, to możesz poprosić kogoś z nich. Jeśli nie, to pozostaje Ci poprosić o przysługę koleżankę lub kolegę, którzy też organizują spotkania. Następnym razem to Ty będziesz dla nich notował(-a).

Trzymaj się planu. Nie za wszelką cenę, ale przygotowywałeś(-aś) go w konkretnym celu – żeby spotkanie było efektywne. Wprowadzaj tylko konieczne korekty.

Parkuj tematy nie związane z agendą spotkania. Podobnie potraktuj te, których ze względu na korekty planu nie uda się zrealizować. Wróć do nich na etapie podsumowania spotkania.

Pozwalaj na swobodne, ale zwięzłe wypowiedzi. Oczywiście w zakresie określonym agendą spotkania. Ucinaj wszelkie poboczne dyskusje. Im szybciej, tym lepiej. Pamiętaj, że jesteśmy tylko ludźmi i każdy chce poczuć się ważnym. Spotkanie może stać się idealnym miejscem, żeby zabłysnąć. Ty musisz zadbać, by ten blask nie przyćmił celów spotkania.

To nie Ty tutaj jesteś najważniejszy(-a) – chyba, że zorganizowane spotkanie ma służyć wylansowaniu się. Twoją rolą jest pomóc uczestnikom w uzyskaniu najlepszych rezultatów. Jesteś dyrygentem więc nie łap się za instrumenty.

Angażuj uczestników. W końcu po coś ich zaprosiłeś(-aś). Jeśli wiesz, że ktoś z zaproszonych ma obawy przed wypowiadaniem się publicznie to pomóż mu poczuć się swobodniej. Możesz na przykład zadać pytanie dotyczące meritum spotkania, które wcześniej wspólnie uzgodniliście.

Uważnie słuchaj co ludzie mają do powiedzenia. Skup się na tym, żeby zrozumieć ich wypowiedzi a nie na przygotowywaniu odpowiedzi na to co mówią. Słuchaj aktywnie i wymagaj tego od innych.

Zadawaj pytania. Otwarte by zdobyć więcej informacji. Zamknięte by potwierdzić fakty.

Trzymaj się planu. Tak, wiem. Powtarzam się. Jest to jednak konieczne, żebyś zapamiętał(-a). Spotkanie to nie miejsce na improwizację. To nieprofesjonalne. Burza mózgów też ma swoją strukturę.

Podsumuj rezultaty spotkania. Zaadresuj zaparkowane tematy. Uzgodnij z „protokolantem” kiedy będzie gotowa notatka i określ, kiedy ją roześlesz do uczestników. Jeśli notatka wymaga akceptacji to daj na to stosunkowo mało czasu – Prawo Parkinsona nadal działa. Dodaj klauzulę cichej akceptacji (brak odpowiedzi w określonym terminie uznawany jest za zgodę). Jeśli nie jest to zwyczajem w Twojej firmie, powiedz o swoich oczekiwaniach odnośnie akceptacji notatki przy podsumowaniu i przypomnij o cichej akceptacji w mailu z notatką.